Sistema di dovuta diligenza

Nel mese di marzo del 2013 è entrato in vigore il Regolamento europeo n° 995/2010, meglio conosciuto come Timber Regulation, che regola il commercio all’interno dell’Unione Europea del legname raccolto illegalmente e dei prodotti da esso derivati.

Il regolamento introduce alcuni obblighi a carico degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati, i quali devono esercitare la cosiddetta “dovuta diligenza” nell’immettere sul mercato europeo legno, o prodotti del legno, al fine di ridurre al minimo il rischio di trattare legno tagliato illegalmente o prodotti che contengono legno tagliato illegalmente.

In sostanza, gli operatori devono applicare un sistema di gestione del rischio articolato su tre pilastri:

  1. Acquisizione delle informazioni
  1. Valutazione del rischio
  1. Attenuazione del rischio (se il rischio non è trascurabile)

Gli operatori possono decidere di sviluppare il proprio “sistema di dovuta diligenza” o usare quello sviluppato da un organismo di controllo, come ICILA.

Il regolamento 995/2010 (art. 1) distingue due categorie di soggetti che operano nella filiera legno:

  1. Operatore: chi immette per la prima volta il legno o prodotti da esso derivati all’interno dell’Unione Europea (ad oggi costituita da 27 nazioni).
  1. Commerciante: chi vende o acquista il legno o prodotti da esso derivati all’interno del mercato dell’Unione Europea.

Il “sistema di dovuta diligenza” è una sorta di metodo step-by-step documentato e testato, inclusi i controlli, finalizzato alla produzione di un risultato coerente desiderato in un processo di business. È importante che l’operatore che usa il proprio sistema di dovuta diligenza valuti tale sistema ad intervalli regolari per garantire che i responsabili stiano seguendo le procedure che si applicano a loro e che si raggiunga il risultato desiderato. La buona prassi suggerisce che tale verifica dovrebbe essere effettuata almeno annualmente.

La valutazione può essere effettuata da una persona all’interno dell’organizzazione (idealmente indipendente da quelli che eseguono le procedure), o da un organismo esterno. La valutazione dovrebbe identificare eventuali punti deboli e fallimenti e la direzione dell’organizzazione dovrebbe stabilire scadenze per affrontare tali questioni.

Nel caso di un sistema di dovuta diligenza del legno, la valutazione dovrebbe ad esempio verificare se ci sono procedure documentate per la raccolta e la registrazione di informazioni chiave sulle forniture di prodotti legnosi da essere immessi sul mercato, per valutare il rischio che qualsiasi componente di tale prodotto contenga legname raccolto illegalmente descrivendo le azioni da intraprendere con diversi livelli di rischio.